Tous les accords commerciaux doivent être finalisés avec un contrat. Pour atténuer tout risque dans ces accords et créer des relations stratégiques, les contrats doivent être gérés efficacement. La gestion des contrats joue un rôle plus important dans les tâches quotidiennes, car les entreprises s’efforcent d’augmenter la productivité sans augmenter le nombre de leurs employés. À mesure que le nombre de contrats dans les transactions commerciales augmente, il est impératif que les contrats permettent de gagner du temps et non d’en consommer davantage. Une compréhension approfondie du processus de gestion des contrats peut réduire le temps consacré aux tâches administratives et maximiser la stratégie pour accélérer et automatiser la transaction.
Préparation du contrat : Identifiez vos besoins, établissez des objectifs, définissez des attentes et définissez les risques
Les contrats sont des documents juridiquement contraignants qui ne doivent pas être abordés à la légère. Il est important d’être organisé et préparé avec les bonnes ressources. Identifier correctement les besoins, les raisons et les objectifs ultimes d’un contrat rend les décisions beaucoup plus faciles. Les contrats doivent chercher à définir et à atténuer les risques dans un accord entre les parties contractantes, en anticipant tous les scénarios potentiels qui pourraient se produire pendant la durée de vie du document et en les tenant compte dans le contrat. Par exemple, les termes de l’accord dans un contrat doivent traiter de ce qui se passe si le client fait faillite ou se trouve dans une situation où il ne pourra plus s’acquitter des paiements, ainsi que toute autre éventualité qui pourrait survenir. D’autres points sont à considérer :
- Le contrat doit viser à fixer des conditions tarifaires pour les clients.
- Le contrat doit s’assurer que l’entreprise est financièrement protégée malgré le scénario et sera payée une fois les tâches décrites dans un accord terminé.
- Le contrat garantit que même si une relation commerciale est solide, chaque partie obtiendra exactement ce qui est exprimé dans le contrat.
Une fois les raisons de la création d’un contrat établi, il est temps de commencer à rédiger le contrat.
La rédaction du contrat
Il est sage de consulter un avocat spécialisé surtout en cas d’incertitude. Mieux encore, en utilisant un modèle prédéfini rédigé par votre équipe juridique pour vous assurer que toutes les informations sont à jour et que toutes les clauses et conditions requises sont automatiquement incluses.
Lors de la rédaction des termes du contrat, il est également important de prêter attention à la formulation spécifique. Les lois des États et des pays devront également être prises en considération, surtout si les deux parties se trouvent dans des endroits différents.
Négocier le contrat
Quelles que soient la recherche, la planification et la préparation nécessaires à la première ébauche d’un contrat, la négociation suit presque toujours. La négociation doit commencer par la transparence et la confiance. Anticiper et rechercher les besoins de l’autre partie avant la conversation simplifie le processus et crée une base solide pour une relation durable.
Une fois les négociations terminées et les deux parties sont d’accord, vient ensuite l’approbation. Dans les grandes entreprises qui ont besoin de l’approbation du directeur ou qui ont des procédures d’audit, toutes les conditions d’approbation devront être remplies avant de finaliser l’accord. Par exemple, si une entreprise a des politiques d’approvisionnement spécifiques, elles devront être respectées avant d’obtenir l’approbation du contrat.
