Ce n’est pas un hasard si un grand nombre d’entreprises ont décidé de faire appel à un cabinet de recrutement pour trouver le candidat idéal. C’est la solution la plus facile et la plus efficace pour accélérer le processus de recrutement. Afin de protéger les employés et leurs informations privées, ces cabinets de recrutement doivent se conformer à la loi RGPD. Mais, comment appliquer cette loi dans un cabinet de recrutement ?
Limiter la collecte des données sensibles réalisée par les cabinets de recrutement
Afin de trouver le profil idéal, les cabinets de recrutement ont accès à de nombreuses informations sur les candidats intéressés par le poste en question. Afin d’appliquer la loi RGPD, le cabinet en question doit faire en sorte de minimiser les informations qu’il doit collecter auprès du candidat. Pour cela, si vous faites partie de l’équipe de recruteurs, vous devez vous limiter aux données relatives au cadre professionnel.
Cela est dans le but d’apprécier les aptitudes professionnelles et la capacité des candidats qui souhaitent occuper le poste. Dans cette campagne de recrutement, les informations à collecter doivent avoir une relation directe avec le poste disponible. Pour cela, vous devez en savoir plus sur les qualifications des candidats. Parmi les informations que vous pouvez demander :
- Le nom du candidat afin de vous aider à l’identifier
- Le CV du candidat afin d’en savoir plus sur ses compétences et ses qualifications
- Les contacts (adresse mail, numéro de téléphone, afin que vous puissiez le contacter rapidement.
Les informations que le cabinet de recrutement ne doit pas demander
Nombreuses sont les informations que vous ne devez pas demander aux candidats lors d’une campagne de recrutement. Parmi ces informations, il y a les informations privées telles que la situation matrimoniale. Il en va de même pour les opinions politiques. En tant que recruteur, sachez que la loi RGPD ne vous permet pas de demander une information sur l’état de santé du candidat.
Le fait de négliger cette obligation est considéré comme une intrusion à la vie privée du candidat. Cela peut être également considéré comme une discrimination et est puni par la loi. Sachez que l’état de santé, la situation matrimoniale ou encore les opinions politiques sont des informations qui n’ont pas de lien avec le recrutement et les aptitudes professionnelles du candidat. Vous devez donc faire attention lors de cette étape de recrutement.
Bien conserver les informations collectées par le cabinet de recrutement
Dans le cas où le recrutement n’a pas abouti, la loi RGPD oblige les responsables à bien conserver les données collectées lors de la procédure de recrutement. Un grand nombre de cabinets de recrutement conservent les CV ainsi que les informations concernant les candidats dans leur base de données. Cela afin de les recontacter lors d’une autre campagne de recrutement.
En tant que recruteur qui répond aux normes en vigueur avec la loi RGPD, vous devez faire en sorte de demander la permission des candidats en question avant d’utiliser ces informations. D’ailleurs, il est important de vous préciser que le cabinet de recrutement a le droit de conserver les documents sur une durée maximale de 2 ans après le dernier contact avec le candidat. Au-delà de ce délai, vous devez avoir le consentement du candidat pour pouvoir les conserver. Si ce dernier vous demande de détruire les informations, vous devez le faire.
Le cabinet de recrutement doit informer les candidats du traitement de leurs données
Selon la loi RGPD, votre cabinet de recrutement est obligé d’informer le candidat que vous avez contacté. Sachez que le candidat a tout à fait le droit de modifier ou d’effacer certaines données qu’ils vous ont fournies. Si vous souhaitez partager les données de ces candidats à caractère personnel pour un processus de recrutement, vous devez les informer de cette attention.
Cette information doit être réalisée au moment de la collecte des données. Il est aussi important de préciser que le partage des données doit être limité aux personnes concernées par le recrutement.
